Määritä mitä haluat

Turvajärjestelmien hankintaa voidaan pitää omana taiteenlajina.

Kuluneen vuosikymmenen aikana olen päässyt sekoittamaan tätäkin soppaa hyvin erilaisin reseptein. On ollut pienempiä, yksittäisten järjestelmien saneerauksia, turvajärjestelmien vuosihuoltosopimuksia sekä suurempia, kymmenien kiinteistöjen, EU hankintakynnyksen ylittäviä kokonaisuuksia.

Hankinnan konsepti on yksinkertainen.

  1. Kerro mitä haluat
  2. Pyydä tarjouksia
  3. Käy läpi saamasi tarjoukset
  4. Valitse tarjouksista sopivin

Yksinkertaisuudestaan huolimatta, myös turvatekniikan hankinnat työllistävät markkinaoikeutta turhankin kanssa, puhumattakaan euromääristä jotka on uhrattava, jotta projekti saadaan edes joten kuten maaliin.

Kyllä urakoitsijat ymmärtävät mitä tässä haetaan…
Ei muuten ymmärrä, ei ainakaan niin kuin sinä olet sen mielessäsi miettinyt

Miten tarjouspyynnön ymmärrettävyyttä voi parantaa?
Itse olen käyttänyt yksinkertaista, mutta tappavan tylsää keinoa menestyksekkäästi. Aina kun tarjouspyynnössä törmään adjektiiviin, etsin ympäriltä myös miten se on määritelty. Jos ei löydy, joku ei ole tehnyt hommiaan kunnolla.

”kuulostaa helpolta, mutta ei aikaakaan, kun kuulet ensimmäistä epäröintiä”

Tässä menetelmässä on yksi ylivoimainen ominaisuus. Nyt tarjouspyynnön laatija ei pysty sälyttämään oman mongerruksen tulkkausta urakoitsijalle, vaan hänen pitää kertoa mitä haluaa, ja vielä ymmärrettävästi.

(Alkuperäinen)
Kulunvalvontajärjestelmän käyttöönottajalla tulee olla riittävä ammattitaito

(Ymmärrettävä)
Kulunvalvontajärjestelmän ohjelmoinnin ja käyttöönottotarkastuksen suorittavalla henkilöllä, tulee olla edellisen kolmen vuoden ajalta, vähintään 10 vastaavan järjestelmän käyttöönottoa sekä laitetoimittajan antama koulutus töiden suorittamiseksi. Tarjouksen liitteeksi referenssiluettelo (kohde / laajuus (KV-ovien määrä) / valmistumisvuosi sekä todistukset koulutusten suorittamisista.

Kantava idea on se, että kaikki mitä edellytetään urakoitsijalta, määritellään mahdollisimman selkeästi tarjouspyyntöön.

On sanomattakin selvää, että tarjouspyynnön rustaamisesta tuli tällä sekunnilla hieman vaativampaa, mutta siitä seuraa usein myös palkinto. Kun jaksat vaatia selkeämpää tarjouspyyntöä, urakoitsijasi ymmärtävät paremmin mitä haluat ja tarjoukset osuvat aiempaa huomattavasti paremmin kohdalleen. Myöskään et joudu enää vääntämään niin paljoa toteutusvaiheessa, mitä milläkin lauseella on yritetty sanoa.

Tarjouspyyntöön käyttämäsi panostus tulee projektin aikana moninkertaisesti takaisin.

Pyri käyttämään aivan perinteisiä sanoja, sillä kukaan ei saa lisäarvoa siitä, että hämärrytät sisältöä jonnin joutavilla erikoissanoilla. Se vain paljastaisi ettet ymmärrä kokonaisuutta itsekkään.

 

Lämpimin kesäterveisin
Markus

Category: Blogi
Tags: Blogi
Seuraava artikkeli
Riittävän hyvä riittää
Valikko